Hoe het Canvas precies gaat heten weet ik nog niet. Maar dat het Canvas collega vakgenoten helpt, is wel zeker. Samen met Esther Toet van Politie Nederland heb ik gewerkt aan het programma Effectief intern communiceren. Onderdeel van dit programma is het opleiden van de communicatiecollega's op basis van verschillende onderzoeken, effectieve strategieën en aanpakken. Tijdens het geven van de zevendaagse masterclass, groeide het besef dat de deelnemers erg geholpen zouden zijn met een overzicht. Zo is het Canvas ontstaan. Het gedachtengoed uit het boek De psychologie van communicatie staat centraal. Bij iedere training die ik nu geef heb ik het Canvas weer verder doorontwikkeld. Ik kan nu zeggen dat het staat als een huis. Het effect is dat opdachtgevers veel scherper krijgen wat ze van communicatie vragen en er logische verbanden te leggen zijn tussen de analyse en het advies. Bij Van de Wijz geef ik nu een masterclass van vijf dagen. Het boek en het canvas zijn hulpmiddelen om met zelfvertrouwen een advies te kunnen geven. Wil je meer weten? Stuur een berichtje of ga naar www.vandewijz.nl

Waarvoor gaat jouw hart sneller kloppen?

Iedere dag leer ik van wat ik lees, zie of hoor. Vandaag zag ik een kort filmpje van de vrouwelijke CEO van PepsiCo Indra Nooyi. Wat mij raakt, is dat zij benoemd wat ik voel. In mijn woorden, je kunt nog zo druk zijn met het nemen van beslissingen, het uitzetten van de koers etc., als je niet de tijd neemt om te zorgen dat iedereen in het bedrijf ook begrijpt wat er van hen wordt verwacht en wat zij kunnen doen om bij te dragen aan die koers, je stuurloos bent. 

Ga op zoek naar de individuele bedoeling

Voor mij gaat het dan niet om trucjes, snelle modellen of discussies over waar communicatie wel of niet van is, maar over hoe kun je met daar waar jij verantwoordelijk voor bent bijdragen aan het begrijpen van wat je als medewerker kunt doen om die 'droom' waar te maken. Hiervoor is het belangrijk dat iedere leider die besluiten neemt, ook snapt waarom zijn team van mensen voor dezelfde organisatie wil werken. Maar ook voor hem of haar als persoon. Wat geeft hem of haar energie en sluit daar op aan.

Dat je gaat zien, horen en voelen, waarvoor ze iedere dag uit bed komen. Voor mij kan geen enkel communicatievraagstuk slagen, zonder dat je ook hebt nagedacht over wat dit voor intern betekent. Je kunt van betekenis zijn en blijven als je snapt wat mensen nodig hebben om mee te doen. Want iedereen wil meedoen. Organisaties zijn mensen!

Neem in je strategie mee hoe je die twee werelden kunt verbinden. 

Vertrouwen begint bij ieder individu

Denk eens aan onze overheid. Het vertrouwen is laag. Dan heb je niet steeds buiten wat te doen, maar juist ook binnen. Wat hebben mensen nodig om vanuit hun hart te werken, want kies je daarom niet voor een baan die bijdraagt aan maatschappelijke vraagstukken? Maak de interne discussie over beleid productief. De ambtenaar is net zo goed de maatschappij. Vaak zijn zij het die in contact zijn met de mensen waar het beleid impact op heeft. Luister naar ze en leer voordat je daadkrachtig een besluit neemt dat weer moet worden 'verkocht'. 



 

Even een kort telefoontje met een vakgenoot. Of ik mee wil doen aan de thema bijeenkomst over het binden van stakeholders in Coronatijd? Ook stond mijn naam op een lijstje om te praten over bedrijfsopstellingen. Want daar is ook interesse naar. Altijd leuk, maar ik merk dat ik niet graag meer meewerk aan het doen van een kunstje of het bespreken van een techniek. Want ik ben ervan overtuigd dat ons vakgebied zo in de spiegeltjes en kraaltjes blijft zitten. Ik sta voor een goede analyse en een onderbouwd advies. Dus ik doe alleen mee als ook daar ruimte voor is. 

Deze tijd is een keiharde spiegel

Terwijl we zo aan de praat waren, realiseerde ik mij hoe erg ik het sparren over deze tijd mis met mijn grote vriend Gerald Morssinkhof. En alleen al aan hem denken, maakte dat ik deze tekst kon schrijven. Goh Gerald de meeste vragen die ik krijg, gaan over verbinding. Mensen missen de informele gesprekken om zo te weten wat er speelt. Een keiharde spiegel voor adviseurs die niet meer worden gezocht en gevonden. Adviseurs die opdracht na opdracht krijgen om zaken uit te voeren en helemaal niet meer worden gevraagd om mee te denken. Ze verzanden letterlijk in de hoeveelheid en voelen zich ondergewaardeerd. De vele adviseurs die zich het snot voor de ogen werken om alle Coronamaatregelen uitgelegd te krijgen en keer op keer horen dat het niet goed is. Wat een tijd.

Verbind en werk aan de toekomst

Allemaal zoeken we verbindingen en zingeving. De vanzelfsprekendheid is weg. Lang leve de kansen om jezelf en je vak opnieuw uit te vinden. En dit kun je juist doen om de verbinding te zoeken met collega’s in jouw organisatie. Luister naar de verhalen en stel vragen over het heden en de toekomst. Hoe zouden zij in het nieuwe normaal graag willen werken. Wat heeft deze leerzame tijd ze gebracht. Stel een mooie lijst met vragen op en vraag iedere gesprekspartner om ook één vraag te bedenken en er één te verwijderen. Publiceer je verhalen en ontwikkel met je communicatiecollega’s een visie op de toekomst. Laat zien dat je staat voor verbinding, zingeving en toekomst. En als het mogelijk is, spreek af in de buitenlucht en wandel samen een uur. Als je denkt dat je daar geen tijd voor kunt maken, stel je zelf dan de vraag: wie of wat heeft de regie in mijn leven? Wat brengt mij dit? En wat zou het mij brengen als ik er wel mee aan de slag ga?

Wees zelf de toekomst.

Waar is dit een oplossing voor?

Deze week had ik twee gesprekken met een zelfde thema. Mijn gesprekspartner heeft de opdracht iets te doen aan een probleem in de organisatie. Hij gaat - zoals we vaak zien in communicatie - aan de slag met het bedenken van een campagne. Want, we hebben een probleem en daar moet aandacht voor komen. Mooi, maar werkt dat wel?

Ik vraag me af wat de oorzaak is van het probleem. Komt het in de hele organisatie voor? Op die vraag hoorde ik vooral ‘ik denk’ en ‘ik vind’. Door alert te zijn op deze uitspraken, krijg je antwoord op een andere vraag. Wat weten we zeker? Kortom, we weten het niet. Oké, dan is dat in ieder geval helder.

Effect van communicatie

Waarom is dit zo belangrijk? Omdat communicatie een averechts effect kan hebben. Een voorbeeld. Stel je wilt dat de hele organisatie de regels voor correct Nederlands hanteert omdat je hebt ontdekt dat medewerkers in klantcommunicatie veel taalfouten maken. Vraag je dan eerst af waarom mensen fouten maken? Daar zijn veel verschillende antwoorden op te geven. Misschien kan iemand het gewoonweg niet en is het maar een klein onderdeel van het werk. Hoe voelt die medewerker zich dan als je door de hele organisatie aandacht vraagt voor correct Nederlands? Of hoe komt het over als je altijd juist heel punctueel bent. Wat zegt deze boodschap dan? Juist, dat jouw vaardigheden niet zijn opgemerkt. Op wie heeft zo’n boodschap wel effect? Op de mensen die het even vergeten zijn. Zou dat onwil zijn of bijvoorbeeld tijdgebrek? Kortom, onkunde, onwil of wat dan ook, zijn bepalend voor hoe de ontvanger de boodschap ontvangt. Foutloos schrijven lijkt een eenvoudig voorbeeld, maar je kunt dit vervangen door iedere veranderopgave. 

Leefwereld

Door in de leefwereld van de ontvanger te duiken, leer je iets over de redenen. Dat kan zijn dat dit op te lossen is met communicatie. Door vanuit een breder perspectief naar het vraagstuk te kijken, zie je meer en kun je ook meer oplossingsrichtingen aangeven. De belangrijkste is dat je ook gaat leren van die mensen of teams die het wel goed doen. Zij zijn je informatiebronnen. Zij spreken de taal van de collega’s. Je hoeft hiervoor geen groot onderzoek op te tuigen. Ga zelf op onderzoek uit: praat met mensen en observeer waar mogelijk. Jij hoeft er namelijk niets van te vinden; jij bent niet de doelgroep. Gebruik de kracht van de eigen organisatie voor veranderingen. 

Ik heb 20 jaar een communicatieadviesbureau gehad en heel principeel niet meegedaan met bureauselecties, pitches etc. Ik vond en vind dat je niet uit een tekst kunt halen wat je aan elkaar hebt. Als je wordt gevraagd om als nummer twee of drie op het lijstje te komen, hoor je niets meer. Soms krijg je een boze reactie, omdat iemand vindt dat je arrogant bent als je niet wil meedoen en af en toe werd je gebeld met de vraag waarom niet. Ik gaf dan aan dat ik niet geloof in deze manier van selecteren en dat ik de diepte in wil voordat ik een advies geef. Verbazingwekkend hoeveel van mijn communicatiecollega's dat maar lastig vonden. Dit terwijl we tegenwoordig alleen maar horen dat we betrokken zouden moeten zijn. Nu dat was toen.  

Nu ik mijn grootste opdracht heb terug gegeven (SRM) heb ik weer ruimte in de agenda. En gelukkig word ik veel gevraagd. Ook wordt mijn naam gedeeld met mensen die ik niet ken. Van de week had ik weer even een flashback. Want ik kreeg twee aanvragen van organisaties/overheden die mij een vraag voorlegde. Daarbij werd ook gezegd dat ik mee deed in een selectie. Op papier dus. Ik ben juist zo voor een gesprek of liever nog een case of een middag samenwerken. Toch deed ik mee. 

Dit kost tijd. Veel tijd. Maar dan de reactie. Hilarisch:

1. Sorry we gaan eerst met een ander trainer in gesprek. We hebben met zijn alle voorstellen met heel veel plezier gelezen. Ja....en? Hallo wat is nu de reden? Geen gehoor. Een mailtje met nietszeggende tekst is de reactie.

2. Een telefoontje. We hebben gekozen voor iemand anders om ons te begeleiden bij het in 1 dag uitwerken van onze visie. Deze was iets goedkoper, maar dat was niet de reden. We hebben gekozen voor iemand dichterbij, zodat de milieu footprint het kleinst is. Ik kan nog net mijn lachen houden. Zeggen dat met het OV reis hou ik wijselijk voor me. Stel je voor dat ik wel de opdracht krijg.

Ben ik arrogant? Kan ik niet tegen mijn verlies? Nee ik ben beide organisaties en communicatiecollega's dankbaar. Ik doe niet meer mee met die poppenkast. Alleen als ze mij al kennen en niet anders kunnen. Maar dan alleen als het gaat over mijn visie en niet over de oplossing. Want als alles zo simpel was, kunnen ze het vast beter zelf. 

Langzaam loopt hij mij tegemoet. We kennen elkaar van ontmoetingen in het dorp. “Hoe gaat het?” “Net geopereerd, dus nog even rustig aan.” Eigenlijk moet hij rusten, maar dat past niet bij hem. Hij wil het liefst weer zo snel mogelijk aan het werk. Hij veert op als hij vertelt over in zijn ogen het mooiste beroep van de wereld: dierenbegeleider; van luchthaven naar plaats van bestemming. 

Een tussenzinnetje valt me op. Jammer dat er bij onze organisatie zoveel aan de hand is. Ik luister naar zijn verhaal. Hoe ongelooflijk trots hij is op zijn werk. Hoe moeilijk hij het vindt om zich neer te leggen bij wat er niet goed gaat. Is dit een man die de veranderingen van zijn organisatie niet aan kan? Nee! In tegendeel. Hij is de eerste die onderstreept dat zijn organisatie zich moet aanpassen om de concurrentie aan te kunnen. De vraag is of het ooit gaat lukken als er niet wordt geluisterd naar wat er op de werkvloer gebeurt. Ieder goed idee van de vloer dat kosten kan besparen of de kwaliteit kan verhogen, valt stil. Daarvoor in de plaats is er chaos. Die chaos wordt niet benut om de mensen zelf te laten nadenken over hoe het beter kan, want daarvoor zijn de managers. Alles stroopt op. Inmiddels is het werk niet minder, maar het aantal werknemers wel. Uitzendkrachten vangen de pieken op. Hij geeft aan het met deze mensen te doen te hebben. Ze weten nooit waar ze aan toe zijn en hebben vaak meerdere baantjes hebben om aan een fatsoenlijk loon te komen. Hij haalt zijn schouders op en zegt dat hij ze in ieder geval kan behandelen als collega's. De voorbeelden die hij noemt om dingen beter aan te pakken, liggen dicht bij zijn eigen talenten. Dat raakt me nog het meest. Deze betrokken medewerker wil al zijn talent inzetten om de organisatie te helpen kosten te besparen. 

Ik hoor hoe hij spreekt over zijn collega's en hoe zij het zouden aanpakken als zij de kans kregen. Wat zou er gebeuren als je deze groep inzicht geeft in de cijfers, ze deelgenoot maakt van de prioriteiten en ze de macht geeft om investeringen te doen en beslissingen te nemen? En als zij bepalen wat voor training ze nodig hebben en welke medewerkers ze graag - voor lang of tijdelijk - nodig hebben om de door hen bepaalde doelen te realiseren? 

Ik denk dat dier, organisatie en vooral de mens hier heel wat beter van zouden worden. In het boek ‘Reinventing organizations’ kun je lezen waar dit ver is doorgevoerd. Met bijzondere resultaten. Het boek heb ik gelezen en het gesprek van vanmorgen heeft mij tot nadenken gestemd. Deze zondagmorgen ga ik niet meer vergeten. Wat ik hierin kan betekenen, houdt me wederom bezig.

De eerste vraag die ik mijzelf moet stellen is: voor wie hou ik een blog bij? Wie is er geïnteresseerd in mijn gedachtengoed? Mensen die net als ik gepassioneerd zijn over mensen in het algemeen en het communicatievak in het bijzonder? Vandaag bijvoorbeeld las ik in het FD een artikel dat met de titel 'Beach Body Index' van Kim Putters, directeur van Sociaal Cultureel Planbureau. Waarom viel mijn oog hierop? Omdat ik de auteur niet zo goed kon rijmen met de titel van het artikel, denk ik. Het blijkt vervolgens zeer interessant te zijn. 

Wat als wij met zijn allen in Nederland er naar streven om als samenleving gelukkiger te zijn? Een gelukkige bevolking is namelijk de beste garantie voor een stabiele samenleving. Kernwoorden zijn vervolgens het zorgen voor zelfvertrouwen en voorkomendheid. Onder dit laatste verstaan we gezondheid, goede verzorging en fitheid. Kortom, aantrekkelijkheid voor anderen. 

Een boeiende onderwerp voor organisaties. Wat doe je aan je eigen aantrekkelijkheid en zelfvertrouwen? Wat als je investeert in het krijgen van zelfvertrouwen bij mensen in je organisatie om een verandering samen het hoofd te bieden?